一直以为我擅长PPT,直到我看到……

问题:在PPT中,如何有序的插入大量图片?

我发现了一款让图片排版变的简单的神器,而且还是微软自带的,但你可能不会用。今天这篇教程手把手帮你全面认识它的强大,建议完全没有版式基础的同学阅读收藏。

文 | 利兄

上期小万讲了几个酷炫图表的制作方法。

PPT是很多职场人的困扰,总为它“勤奋”加班。

回答:我觉得你说的是排版问题!给你推荐个神器。

SmartArt

在职场中,各行各业都会接触PPT,但并不是每个人都会PPT。

这三张图表能搞定,就没搞不定的PPT图表

那么该如何学习巧妙“偷懒”,摆脱孤身落寞无休止加班呢?

这款神器的称号叫SmartArt,是PowerPoint自带的一款插件,或许你没有听过,或许你听过了,但是不会用,下面就让我来聊聊这款插件的神奇作用。

是PowerPoint自带的一款插件,或许你没有听过,或许你听过了,但是不会用,下面就让我来聊聊这款插件的神奇作用。

为什么PPT大神做一份20多页PPT只需要几个小时,而小白却需要花一两周的时间,这里就涉及到一个效率问题。

从下载插件到详细的制作步骤,再到完成一页专业级水平的逻辑图表。

就是小万今天要和大家讨论的。

图片快速排版

图片 1

在PPT中,有许多技巧,其中个别技巧是大部分人都不知道的,我称之为为颠覆认知的PPT神技。

对于初入PPT领域的小白来说,确实需要花费点功夫去制作。

其实对于刚入坑PPT的我来说,最难的是拿到内容无从下手。

这款神器的其中一个作用是,能对图片停止快速排版,只需求几秒钟就能排出人家几分钟以至几非常钟的内容

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掌握这些技巧,你的PPT制作效率将完胜你的同事们。

如果没有时间去折腾,又想快速实现一个专业靠谱的图表。

我懂得欣赏,但不懂得如何视觉表达它。

首先插入几张图片,然后全选(直接拖到鼠标,或者装置Ctrl键挨个选中)

首先我们了解一下,这款神器在PPT中的位置,只要点击插入菜单就能在弹出的工具栏中找到SmartArt。打开之后,你会发现他有很多选项,有列表,流程,循环,关系,层次结构,矩阵,凌锥,图片等。

那么这期就非常适合你了。

于是搜遍各大素材网,套用各种素材模板。

然后就是神奇的一幕,点击格式—图片款式——找到你想用的款式。有人说这不是图片款式吗,又不是SmartArt,其实看内容就晓得,两者的图形形式都是一样的,不一样的中央就是SmartArt是插入图形,然后插入图片,而图片款式是选中图片之后,然后排版。

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1、高效的SmartArt

这是office软件自带的,也是PowerPoint软件中最好用的一个功能。

SmartArt相当于一个图表的模板,通过它,可以直接插入各种逻辑图表、图形。我们通常看到的很多优秀的PPT图表,就是通过它制作的。

插入方法很简单,直接在插入菜单栏下,选择【SmartArt】,就可以跳出一个窗口,我们选择想要的图表类型就可以了,总共有8类,177个图表。

我相信很多人都知道SmartArt的这个功能,但SmartArt仅仅如此吗?如果如此,利兄我就不会说是颠覆认知了。

SmartArt还有以下两个隐藏技能

文本一键转图形

我们在制作PPT的时候,通常都是先录入文本,然后在对文本进行美化,该用图表用图表,该换颜色换颜色。

比如,我们拿到下面这样一页PPT,想将正文部分进行图形化设计。通常的做法都是先插入各种形状,或者插入SmartArt图形,然后进行文本的填充。

很多人不知道,其实文本可以一键转化为SmartArt图形。

具体操作非常简单,直接将鼠标放在文本框内,然后右键,选择【转换为SmartArt】,选择想要的图表类型,就可以轻松实现。

(实际操作示意图)

图片一键排版

在制作PPT时,经常需要对图片进行排版,有时候图片非常多,排版起来就非常的慢。

其实SmartArt还隐藏着一个技能,就是图片的一键排版。我们可以快速的将一堆无须杂乱的图片,排版成有序、美观的PPT。

具体的操作,也非常简单,直接全选所有图片,然后找到【格式】菜单,这里要用到【图片版式】这个选项,里面有很多图片排版的类型。

(实际操作示意图)

你需要学会使用偷懒大法——SmartArt

付出了我很多“勤奋”,逐渐发现…

除此之外,还能够排成由六边形组成的蜂巢,假如你挨个排,就太糜费时间了,但假如你运用图片款式就很快了,三秒搞定,选中图片,格式—图层款式—找到蜂巢的款式就好了

用法一:图片快速排版

2、神奇的F4

在office中,F4是一个神一样的存在,只要掌握了它,你的办公效率将会得到飞速的提升。

F4是一个快捷键,这个快捷键的意思就是重复上一步的操作。比如我们上一步输入了“利兄”两个字,那么按F4,就会持续的复制这两个字。

F4在PPT中的用法非常广泛

首先,它相当于一个对齐工具

一直以为我擅长PPT,直到我看到……。用F4复制的图形,与原图形是对齐的。

比如,如果我想生成4个圆,而且要保证圆之间横向对齐,间距相等,该怎么做?

首先,我们可以先画一个圆角矩形

然后,同时按住Ctrl+Shift,横向拖动鼠标复制出一个圆

最后,按一下F4,就会等间距复制一个圆,再按一下F4,又会等距复制出一个圆。

实际操作

其次,它相当于一个格式刷

什么意思呢?

用F4,我们不仅复制出一个图形,还可以复制上一步动作中的格式样式。比如改变形状颜色。

实际操作

同样的道理在文字中也一样,比如我们写好一个PPT,想突出一些关键的信息,我们就可以用F4进行快速的格式刷。

如果我们要将傅园慧个人简介中的关键信息标红,该怎么做呢?

我们可以先将其中的“浙江杭州”改为橘红色~然后挨个选中其它的关键信息,按一下F4,就可以了~

实际操作


再次,它相当于一个表格工具

F4在不仅可以快速处理文本和形状,它还可以处理表格,比如增加表格的行数,合并单元格,更改颜色等等。

案例:我们要将下面的表格增加了6行,该怎么做呢?

做法非常简单,我们可以先下方插入一行,然后按5下F4,就可以了~

实际操作

SmartArt对于小白来说可谓是神器。

我的“勤奋”,并没有让我的工作质量得以保证。

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这款神器的其中一个作用是,能对图片进行快速排版,只需要几秒钟就能排出人家几分钟甚至几十分钟的内容,不信你看。

3、好玩的布尔运算

布尔运算是office2010以上版本才有的功能,指的是形状之间的联合、组合、拆分、相交、减除。在PowerPoint软件中,我们称之为合并形状工具。

通过两个以上形状的布尔运算,我们可以得到新的形状。那么,接下来我们具体来看一看,布尔运算在PPT中的实际应用。

镂空文字

镂空字就是把文字和形状进行一个组合预算,让形状中的文字呈现出一种被掏空的形态。

具体可以看一下效果图,你就明白了!

具体做法:

第一步:首先插入一张图片做背景,然后插入形状——矩形,插入文本框输入“具体文字”,并移动到适合的位置。

第二步:先选中文字,再选中矩形,注意这里选中的先后顺序很重要。

第三步:点击绘图工具—格式—合并形状—组合,就可以得到下图中的镂空效果。

实际操作


质感文字

质感文字就是将文字和背景图片进行一个相交运算,让图片背景呈现在文字内部的一种效果。

具体可以看一下效果图!

具体做法:

第一步:首先插入一张有质感的背景图片,然后插入文本,并移动到适合的位置。

第二步:先选中背景图片,再选中文字,注意这里选中的先后顺序很重要。

第三步:点击绘图工具—格式—合并形状—相交,就可以得到上图中的质感文字。

实际操作

图片裁剪

有时候,我们插入的图片素材并不能直接拿来用,这个时候就需要对图片进行一个裁剪。

提到裁剪大家可能想到了PPT自带的裁剪工具,但是PPT自带的裁剪功能又十分有限。

其实,PPT中最好用的裁剪功能就是布尔运算了。

具体可以看一下效果图!

原图片是长宽高不一样的图片。

通过图片和形状的剪除运算得到的效果图。

具体做法:

第一步:插入4张人物图片,再在插入4个圆,然后将圆摆放在图片中的合适位置。

第二步:先选中其中一张图片,再选中圆,注意这里选中的先后顺序很重要。

第三步:点击绘图工具—格式—合并形状—相交,就可以得到上图的效果。

实际操作

今天的内容就到这里,下期见。

那么什么是SmartArt?快速找重点,了解下。

发现错误的工作方式不仅让我无休止加班,还让我工作拖延懈怠。

插入几张图片,然后全选(直接拖到鼠标,或者安装Ctrl键挨个选中)

原来这是一个在PowerPoint,Word,Excel中都可以使用的工具。

才真正意识到:

图片 6

在菜单栏中,它在这里。

正确的工作方式,才是提高工作效率最行之有效的“偷懒”方式。

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它能快速将图片信息转换为视觉表达形式的图表。

刚工作的我是个笨人。

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重点是专业设计师制作。

因为一个LOGO调换位置的问题,硬是耗了大半个小时调整了几百页幻灯片。

然后就是神奇的一幕,点击格式—图片样式——找到你想用的样式。有人说这不是图片样式吗,又不是SmartArt。其实看内容就知道,两者的图形模式都是一样的,不一样的地方就是SmartArt是插入图形,然后插入图片,而图片样式是选中图片之后,然后排版。

这可就省去了我们太多制作图表的时间成本了,举几个例子。

因为要更改一个错别字,反复对幻灯片字字检查。

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上期小万讲了的一个图表。

当我了解到PPT中有母版,有替换文字这个东西时,才醒悟..

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图片来源于KOPPT

耗费我的不单只是时间精力这么简单。

排好之后如何使用呢,我给大家举个实际例子,便于大家理解,看看效果,是不是很帅。

回顾下怎么制作?

最重要的是我没有一个会解决麻烦问题的思维意识。

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第一步:制作齿轮的“齿”

开始菜单栏里插入梯形——选中梯形——Nordri
Tools
中选择环形复制,设置数值——删除中间多余梯形。

做了很多无用功,还洋洋得意误以为是“认真勤奋”。

除此之外,还可以排成由六边形组成的蜂巢,如果你挨个排,就太浪费时间了,但如果你使用图片样式就很快了,三秒搞定,选中图片,格式—图层样式—找到蜂巢的样式就好了。

第二步:制作齿轮的“轮”

插入圆形,全选——格式菜单栏中选择合并形状联合

先带大家看几个PPT制作场景,看看自己有怎样的解决思路。

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第三步:制作齿轮中的圆

插入一个圆形,先选择橙圆,再选择黑圆——格式菜单栏中选择合并形状剪除——再次插入一个圆,全选快捷键Alt+1,Alt+2垂直居中。

如果你会使用SmartArt这个工具。

不需要这三大步,就能更快捷的完成它。

来试试看吧。

插入工具菜单栏中点击SmartArt,会弹出一个小窗口。

此时会出八大类逻辑关系,图文排版。

在这里面可以选择适合你文字的图表形式。

我们在循环关系中找到了齿轮,选中点击确定,就呈现在PPT中了。

对于这样一个形式,可能不完全符合我们的内容,所以要对它稍加处理。

快捷键Ctrl+Shift+G拆分——旋转——再次拆分——删除多余元素——重组

这样一个简单操作,就能快速做出这张图表。

这种方式是否来的更容易些?

我们可以不用带脑子的再多练习几个。

同样方式,选择矩形排列的方式,插入之后直接点击默认文本框输入文字。

随机选择一个并列形式,插入后如果不够,自行复制,输入文字。

锥形金字塔的形式,同样方式根据内容对图表稍加改动。

循环结构,要学会灵活运用这一功能。

根据需求调整。

比如这一段文字,如果都挤在一个小框内。

那肯定是不合适,拉长或填充颜色都可以的。

图片也是同样,选择图片类型后,点击小图标插入图片,输入文字。

对于SmartArt的运用,我只是当它是便利和偷懒的工具。

在需要快速做出一个图表或排版来说,SmartArt能帮你高效解决。

但是,并不是所有图形都能有哒。

可这一使用,也许你会发现素材库中的很多图表和排版,都有SmartArt的缩影。

图片来源于KOPPT

这相当于,SmartArt用的好,自备素材库啊。

注:小万使用的是PowerPoint2016。

情景一:

老板突然给了大段PPWord,需要马上用,这时候我们该怎么做?

有伙伴可能会说:“赶紧找个合适的图表套进去呗!”

当你在寻找一个精美又合适图表的时候…

我的四步后已经完成。

不用找寻多么精美的图表,做出来看上去也没有那么糟糕嘛。

那我是怎么做的呢?

我只用了一个PPT自带图形——SmartArt

下面是蜂巢的在PPT中具体的使用案例,看下图,是不是很酷,不知道的人还以为你花了几个小时来排版呢。

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第一步:设置级别

首先要理清逻辑关系,是并列关系,总分关系,还是递进关系呢?

然后对内容进行级别设置,说白了就是大标题,小标题,以及正文的设置。

两种方式设置级别。

1)Tap键。

2)开始菜单栏的提高列表级别键。

一级顶格不用管,二级开始依次递增按键次数。

(二级按一次,三级按两次…)

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第二步:一键转换

选中内容——鼠标右键——转换为SmartArt——其他SmartArt图形。

可以看到在选择SmartArt图形中,左侧有很多逻辑关系的分类。

选择好适合内容的逻辑关系。

GIF

选好图表点击确定后,文字瞬间转换图表形式。

再举个例子,除了排成特殊的形状,还可以将图片迅速对齐。

第三步:局部调整

转换后建议先调整大小,细微调整可以按两次Ctrl+Shift+G解组。

变成单独的形状,再次进行调整。

小万对字体,字号,对齐方式,颜色都进行了简单调整。

通常这样一个简单又专业的幻灯片就做好了。

完成这些步骤只需要你对PPT的操作熟练度。

如果需要幻灯片更完美,可以来做第四步。

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第四步:深层修饰

找张和主题相符的图片,对它进行效果处理。

格式菜单栏中将图片重新着色灰,并且用艺术效果虚化了它,最后置于底层。

完成。

寻找图片可能是我唯一需要寻找的东西,如果是经常制作PPT。

根据内容一定可以在你素材库中找到合适的图片。

发现套路了么?

也仅仅是设置级别——一键转换——局部调整——深层修饰,这四步。

在紧急时候能快速实现,平时一样可以用它“偷懒”。

直接排成这样,你可能感觉不太美观,这时你只要更改一下颜色,立马高大上了,这就是视觉的作用。比如这样……

情景二:

如果做一份自我介绍PPT的工作经历呢?

一堆素材,会有怎样的制作想法?

通过套路:

1)设置级别。

2)鼠标右键选择适合递进关系的图表。

3)简单调整。

修饰图片。

选中照片——格式菜单栏——裁剪——纵横比1:1——调整。

裁剪——裁剪为形状——设置图片格式——线条实体——设置颜色宽度。

一个工作经历就完成了。

4)深层修饰,效果是不是更棒? 

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情景三:

快速快速做出一个架构图呢。

1)设置级别。

2)一键转换,选择适合图表。

3)简单调整。

4)深层装饰。

这样的例子我在PPT中制作了很多个,比如下面这个。

情景四:

快速做出一个图文排版呢,你会怎么做?

1)我将所有图片选中,在格式菜单栏选择图片版式。

2)一键转换,文本调整。

两步就完成了一张图文排版,当然可以添加背景。

3)背景修饰。

这里只是举个例子,你可以拓展更多。

运用到汇报中公司主要领导介绍,景点介绍,学校介绍,作品产品介绍等等图文排版。

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情景五:

熟练后甚至可以不按套路出牌。

比如以下内容,我们可以利用SmartArt做出自己需要的图文排版。

插入的多图排版也许不是你想要的。

那么可以选择解组后变为形状,单独填充。

这里我把其他圆插入标识数字,变换一种风格。

添加背景。

有了创新的意识,我们继续升级。

改变一下,加入文案,立马高大上了。

情景六:

SmartArt中,发现创意齿轮,来转换模式1234。

接下来可能是遇到问题了。

因为有三个齿轮,所以只显示了三个,怎么办?

简单~两次Ctrl+Shift+G解组,自行复制调整。

做出这样没问题吧。

添加背景。

图片 17

情景七:

既然可以拆开单独使用元素。脑洞大开试试。

依然是一大段图文,在图片版式中发现了圆圈图形。

其实并不觉得这个排版有多好看。

但我利用SmartArt做出了这样的效果。

图片用艺术效果进行了装饰。

还有下面的气泡样式,也是分分钟搞定。选中图片,然后格式—图片样式—气泡,就搞定了。

总结下~

其实通过用SmartArt快速实现PPT图表的“偷懒”方式,是想告诉大家:

人和人最大差距是思维方式。

当遇到麻烦问题时,聪明人一定是找“捷径”。

提高效率的“偷懒”方式,还是需要用正确的工作方式。

同时给大家拓展PPT制作的新思路。

在工作过程中,要学会用一些“小心机”。

比如在PPT制作不加班的十个“小心机”学会使用平时忽略的设置。

也许这些小设置能给你之后的工作节省很多时间。

或者时常被嫌弃的PPT自带背景——那些曾经被我嫌弃的PPT背景

也许知道这些后,能为你节约在海量图库里找背景的时间。

所以,只要套路使用对,很多软件应用都堪称神器。

也建议大家要善用一些好的插件提高效率。

用一些专业靠谱网站提高自己制作的效率。

毕竟谁都不是全能,不可能精通所有领域。

用专业靠谱的神器去快捷你的工作。

一定是比费时费力的“勤奋”更为重要。

注:小万使用的是PowerPoint2016。

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稍微调整一下,加入一些文字排版就可以直接拿来用了。

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同样的方法,我们来制作一个目录,插入图片,然后全部选中。

图片 20

然后找到相应的图片样式

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立马就变成下图这样的:

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颜色可能不太好看,我们调整一下,改变一下颜色,加入一些文案,就可以立马变成下面这样的目录。

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还有下面这个例子,很简单,同样的道理就能够得到。

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用法二:创意图表的生成

这款神器的另一个神奇作用,就是能够快速生成一些创意的图表。

有列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、凌锥图等七种不同类型的图表。下面看看列表。

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列表下有许多有趣的图表,下面列举几个比较常用的图表。

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以上的图形都可以通过SmartArt中的列表功能进行实现。

下面列举一个具体PPT案例。

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再举个例子,下图为SmartArt中循环当中的主要图形。

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然后看一下具体的运用,加入阴影和渐变,立马具有扁平化的效果。

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除此之外,还有许多的图表,我这里就不一一举例了,大家有兴趣的可以去尝试一下。

比如说,流程图:

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比如说,凌锥图:

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比如说,层次机构:

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